1. Є договір або замовлення? Тоді ваша позиція значно сильніша

У Німеччині будівельні замовлення зазвичай оформлюються письмовим замовленням або договором підряду (Werkvertrag).

Чому це важливо:

  • чітко визначено обсяг робіт;
  • зазначена ціна та спосіб оплати;
  • встановлені строки виконання та оплати;
  • прописана процедура рекламацій.

Усна домовленість у Німеччині також є дійсною, але довести її значно складніше.

Тому завжди:

  • просіть підтвердження домовленостей хоча б електронною поштою;
  • вимагайте якомога точніше оформлене замовлення.
     

2. Перевірте рахунок-фактуру – вона має бути на 100 % правильною

Рахунок-фактура має відповідати німецьким (або локальним) вимогам. Якщо вона оформлена неправильно, замовник має право офіційно відмовитися від оплати.

Чеклист правильної фактури

Обов’язкові дані:

  • ваше ім’я / назва фірми + адреса;
  • ім’я / назва клієнта + адреса;
  • номер рахунку;
  • дата виставлення;
  • опис виконаних робіт;
  • сума + ПДВ (або причина, чому ПДВ не нараховується);
  • термін оплати (наприклад: “Zahlbar innerhalb 14 Tagen” – оплата протягом 14 днів);
  • банківські реквізити (IBAN) – без них клієнт не може заплатити;
  • Steuernummer або USt-IdNr. (податковий номер).

Порада: якщо вам потрібна допомога з отриманням Steuernummer, ми з радістю допоможемо.
 

3. Надішліть нагадування про оплату – Mahnung

Якщо клієнт не заплатив у встановлений строк, це ще не означає автоматичну прострочку (Verzug). Потрібно надіслати нагадування – Mahnung.

Порядок дій: зазвичай надсилають 3 нагадування з інтервалом 7–14 днів. У нагадуванні вкажіть номер рахунку, суму, причину та новий строк оплати.

Важливо:

завжди зберігайте підтвердження відправлення (e-mail або поштову квитанцію). Надсилайте і електронною поштою, і рекомендованим листом (Einschreiben).

 

4. Mahnbescheid – швидкий шлях без суду

Якщо три нагадування не дали результату, НЕ ПОТРІБНО одразу йти до суду. У Німеччині є швидший і дешевший інструмент – Mahnbescheid (судовий платіжний наказ).

Що це таке:

  • офіційний документ від суду з вимогою оплатити борг;
  • оформлюється онлайн;
  • строк: 2–4 тижні;
  • вартість: приблизно 30–70 € (залежно від суми боргу).

Як це відбувається:

  1. Ви подаєте заявку онлайн на mahngerichte.de
  2. Суд надсилає Mahnbescheid боржнику
  3. У боржника є 14 днів на реакцію:
    • не реагує → ви отримуєте Vollstreckungsbescheid (виконавчий документ) і можете почати примусове стягнення;
    • подає заперечення (Widerspruch) → справа передається до суду.

5. Суд – крайній варіант

Якщо навіть Mahnbescheid не допоміг, останнім варіантом залишається подання судового позову. Залежно від характеру спору та розміру заборгованості справу розглядатиме цивільний суд або інший компетентний суд.

Що це означає:

  • тривалість: 6–18 місяців (іноді довше);
  • витрати:
    • судовий збір: ~ 4–8 % від суми позову;
    • адвокат: ~ 15–20 % + ПДВ;
    • якщо ви виграєте справу, клієнт зобов’язаний оплатити всі витрати.

Рекомендації:

  • перед судом проконсультуйтеся з юристом (перша консультація ≈ 150–250 €);
  • розгляньте медіацію – іноді вона швидша й дешевша;
  • перевірте, чи має боржник майно (фірму, нерухомість).

Порада від нас: без Freistellung замовник за законом зобов’язаний утримати 15 % з рахунку, а іноді навіть повністю зупиняє оплату, доки не отримає підтвердження, що у вас він є.

Дізнайтеся більше про реальні ситуації: Що може статися, якщо у вас немає Freistellung? 3 ситуації з реальної практики. 
 

6. Як уникнути проблем заздалегідь – ПРОФІЛАКТИКА

Профілактика завжди краща за лікування.

Ось що варто зробити ДО початку роботи:

Договір:

  • завжди письмовий договір або замовлення;
  • чіткий строк оплати (наприклад, 14 днів);
  • для великих проєктів – аванс (наприклад, 30 %).

Документи:

  • дійсний Steuernummer;
  • Freistellung (щоб не втрачати 15 %);
  • якщо ви платник ПДВ – перевірте правила Reverse Charge.

Під час роботи:

  • робіть фото виконаних робіт;
  • всі домовленості підтверджуйте e-mail’ом;
  • оформлюйте акт приймання робіт.

Перед виставленням рахунку:

  • перевірте всі реквізити;
  • збережіть копію рахунку та підтвердження відправлення;
  • надішліть рахунок і поштою, і електронно.

Перевірка клієнта:

  • загугліть фірму (відгуки, банкрутство);
  • перевірте її в Handelsregister.

 

Висновок – ваш план дій

Якщо вам не платять, ви не безсилі.

Коротко:

  • перевірте договір і рахунок;
  • надішліть 3 нагадування (Mahnung);
  • подайте Mahnbescheid;
  • у крайньому разі – суд;
  • на майбутнє: завжди письмові договори та правильні документи.

Отримайте Freistellung і не втрачайте 15% своїх грошей. Freistellung